ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO

A “Agenda Semanal” apresenta um formato voltado às necessidades do executivo, gerente, profissional, de planejar, executar e acompanhar suas atividades, incluindo espaço para anotações e para relacionar atividades e prioridades, tarefas que antecedem o agendamento propriamente dito.

Além da formação prática, esta Agenda Semanal traz as “dicas” de como gerenciar seu Tempo, a saber:

§         Como usar esta Agenda Semanal

§         Como usar a Agenda Semanal de forma compartilhada

§         Como administrar melhor seu tempo

§         Administração do tempo sem neurose

§         Tempo pessoal: uma nova dimensão

§         Tudo leva mais tempo que você imagina

§         Sua secretária economiza ou consome seu tempo?

§         Executivos/secretárias: Por que juntos?

§         Formulários úteis na administração do seu tempo, que incluem:

§         Problemas e preposições de administração do tempo

§         Planejamento semanal

§         Convocação e registro de reuniões.

 

Utilize a “Agenda Semanal”, aproveitando todos seus recursos. Ela ajudará você a produzir mais, com menos esforço desperdiçado, resultando em maior eficácia gerencial.

 

¨       Quais são os objetivos a longo, médio e curto prazo;

¨       Ponha seus objetivos no papel; você poderá vê-los e avaliá-los melhor;

¨       O que você quer na vida? Escreva e tracem seus planos;

¨       Você nunca chegará, se não souber aonde quer ir;

¨       Programe na sua agenda as atividades necessárias para atingir seus objetivos. Fixe datas com antecipação;

¨       Dedique-se aos assuntos importantes, isto, àqueles que efetivamente contribuem para que você possa atingir seus objetivos;

¨       Resista às “falsas urgências” trazidas por terceiros, pois elas desviarão sua atenção das tarefas importantes;

¨       Reserve tempo para dedicar-se aos assuntos “importantes”, mas aparentemente “não urgentes” (planejamento, desenvolvimento e avaliação), pois neles é que reside a chave do sucesso;

¨       Pergunte-se “o que eu estou fazendo que não é nem importante, nem urgente?” Livre-se destas atividades;

¨       Escolha os poucos assuntos que realmente são importantes e dedique mais tempo a eles;

¨       Assuntos de menor importância devem ser agrupados e tratados “em massa”, com aplicação mínima de tempo;

¨       São poucas as atividades que darão uma real contribuição ao seu negócio. Escolha-as portanto com carinho, dedicando-lhes tempo suficiente;

¨       O tempo não é elástico, portanto o trabalho é que deve ser ajustado ao tempo, e não vice-versa;

¨       Fixe prioridades para seus trabalhos em atividades A,B,C. Programe na sua agenda os assuntos A em primeiro lugar, em seguida os classificados como B e por último o item C;

¨       Programe-se ao longo do dia em módulos de 60 a 120 minutos. Não picote suas atividades (se tiver muitas tarefas pequenas, agrupe-as);

¨       São raros os dias você conseguirá fazer todo seu trabalho. Programe-se, portanto, de maneira tal que os assuntos mais importantes sejam executados em primeiro lugar;

¨      Se você tiver pouco tempo, é melhor iniciar um assunto importante do que se ocupar com assuntos de prioridade C; 

¨    Para combater a procrastinação (adiamento de assuntos importantes), coloque suas prioridades no papel e programe horários específicos para tratar destes assuntos;

¨       Se faltarem informações para determinado assunto, programe um horário para fazer as necessárias consultas;

¨       Se você continuar protelando determinada tarefa, ofereça a si próprio um “prêmio” ao terminá-la (jantar, “noitada”, viagem etc.);

¨       Para romper o ciclo de procrastinação, verbalize seu compromisso. Por exemplo, diga a um colega: “O serviço estará pronto no mais tardar ás 15:00hs da 3ª feira”;

¨       Aprenda a encurtar as interrupções; evite “dar corda” a quem interrompe;

¨       Quando interrompido, explique que você está ocupado e sugira uma alternativa: “fulano resolveria esta questão melhor do que eu”, ou “que tal amanhã 9:00horas, quando eu poderei lhe dar mais atenção?”;

¨       Dificulte ser interrompido: esconda-se, se necessário;

¨       Para abreviar as interrupções, use a “técnica do silêncio”. Preste atenção, mas procure manter calado;

¨       Procure mexer uma única vez em cada correspondência ou documento;

¨       Classifique correspondências e documentos em prioridade A,B e C;

¨       Experimente ditar a correspondência à secretária ou utilizar um gravador;

¨       Seja sucinto ao escrever, controle as idéias de forma seqüenciada;

¨       Leia a correspondência de forma objetiva, grifando os pontos relevantes;

¨       Planeje seus telefonemas. Relacione os assuntos para tratá-los de uma vez, evitando ligações repetidas;

¨       Se a outra pessoa fala demais ao telefone, use a técnica do silêncio; não de corda (dizendo “pois é”, “é isso aí”), falando só quando solicitado;

¨       Vá direto ao assunto quando falar ao telefone. Evite desperdiçar seu tempo;

¨       Marque todos seus atendimentos, encontro e compromissos na sua agenda;

¨       Ao atender as pessoas, deixe claro, de forma diplomática, de quanto tempo você dispõe;

¨       Ao início de um atendimento ou entrevista, esclareça o objetivo do encontro;

¨       No final da entrevista ou atendimento, procure resumir o assunto tratado, e, se  for o caso, as medidas a serem tomadas;

¨       Nas entrevistas e atendimento, lembre-se de ouvir atentamente para captar o verdadeiro sentido da conversa;

¨       Planeje por escrito suas reuniões, fixando os objetivos e a pauta – comunicando-os aos participantes com antecedência;

¨       Planeje seus telefonemas. Relacione os assuntos para tratá-los de uma vez, evitando ligações repetidas;

¨       Planeje sempre uma “segunda opção”, caso a ação programada não possa ser executada;

¨       Aproveite o tempo de espera (no dentista, aeroporto etc.) com leitura relevante;

¨       Lembre-se de programar “folga” na sua agenda para atender imprevistos;

¨       Preserve sempre na sua programação um tempo arbitrário para reflexão, pois pensar também faz parte da sua função;

¨       Você trabalha para viver ou vive para trabalhar? Compatibilize suas vidas profissional e pessoal;

¨       Qual a melhor forma de aplicar seu tempo, neste exato momento?;

¨       Planeje seu futuro com antecedência para poder viver o presente com intensidade;

¨       Planeje por escrito suas reuniões, fixando os objetivos e a pauta – comunicando-se aos participantes com antecedência.

 

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CARLOS BASSO