COMO ESTÁ SUA RELAÇÃO COM A PAPELADA?

Luis Augusto Costacurta Junqueira
Vice-presidente do Instituto MVC

Analisando as tabelas de uso do tempo por executivos e gerentes nos últimos anos, constatamos um relativo aumento da parcela de tempo gasto como o manuseio, análise e encaminhamento de documentos, mesmo em plena era da informação.


Dentre as causas deste fato, podemos citar o presente aumento do volume de informações e a necessidade de se colocar tudo por escrito para maior segurança pessoal, uma decorrência da ambigüidade dos novos tempos.
Quanto tempo você perde lidando com a papelada? Quais as inadequações do seu comportamento no que diz respeito ao trato de documentação? As perguntas deste teste objetivam ajudá-lo a fazer uma auto-análise desses pontos. Procure respondê-las, retratando o que realmente acontece em seu dia-a-dia, não pensando em termos do que seja ideal. Se você tem dúvida sobre qual seja a resposta a determinado item, solicite a ajuda de um companheiro que conheça bem seu estilo de trabalho. Ao lado de cada item, coloque:

* o número 3 se a resposta for "sempre ou quase sempre";
* o número 2 se a resposta for " às vezes"; e
* o número 1 se a resposta for "raramente ou nunca".
Eis as perguntas:

Perguntas

Número

1. Ao receber um documento que não lhe interessa, você o devolve ao remetente, mencionando o destinatário correto e/ ou seu desinteresse por aquele papel?
2. Sua secretária tem instruções claras para entregar-lhe a documentação classificada dentro de um critério de prioridades previamente definido por você?
3. Você trata de um assunto/papel de cada vez, evitando a análise simultânea de documentação?
4. Você tem por hábito só apanhar um documento quando está disposto a tomar uma ação definitiva em relação a le?
5. Você tem horários predeterminados para recebimento, análise e encaminhamento de documentos?
6. Você instrui sua secretária para assinalar as partes mais importantes de cada documento, antes que lhe seja enviado?
7. Sua secretária tem delegado para responder a maior parte da documentação rotineira?
8. Você somente assina documentos após entrar no mérito de seu conteúdo, evitando assinaturas "em cruz"?
9. Você instrui sua secretária a preparar uma relação dos documentos que quer receber, definindo o destino dos demais?
10. Ao preparar qualquer texto do ditado, você costuma planejar antes o que vai escrever ou falar (em vez de fazê-lo durante)?
11. Ao redigir qualquer documento, você procura fazê-lo levando em conta as características do (s) destinatário (s), em vez de escrever para você mesmo?
12. Antes de comunicar algo a terceiros, você procura examinar se a melhor alternativa para fazê-lo é verbalmente ou por escrito?
13. Você tem hábito, quando possível, dar respostas usando a margem do próprio documento que recebeu?
14. Você instrui seus subordinados a prepararem resumos quando lhe remetem documentos mais extensos?
15. Você procura não arquivar documentos quando sabe que eles já estão guardados em outra unidade?
16. Ao analisar documentos, você procura, em primeiro lugar, tratar daqueles mais importantes (que trazem maiores resultados), evitando iniciar pela análise daqueles mais urgentes, mais agradáveis, de solução mais rápida, etc.?
17. Sua secretária tem instruções suas para separar aqueles documentos que estão em sua mesa há mais de 48 horas sem solução, para que você, a partir daí, defina qual a melhor alternativa de solução (encaminhamento a terceiros, delegação à própria secretária, etc.)?
18. Você procura sempre respeitar os prazos para trato de documentação, evitando deixar as respectivas soluções para a última hora, correndo o risco de dar uma solução inadequada?
19. Ao solicitar aos subordinados a análise de qualquer documento,
você procura definir prazos para que isso aconteça?
20. Você procura manter sobre sua mesa de trabalho apenas aqueles documentos para análise imediata, evitando as chamadas montanhas de papel?
TOTAL GERAL

 
RESULTADOS E COMENTÁRIOS

Respondido o questionário, some os graus atribuídos a cada pergunta (máximo de 60 pontos e mínimo de 20 pontos). A seguir, eis alguns comentários sobre suas respostas.

Entre 60 e 51 pontos: Parece que a papelada não está afetando a administração do seu tempo. Você realmente sabe lidar com documentação. Atenção apenas para as perguntas que mereceram grau 2 e especialmente aquelas com grau 1; aí estão suas oportunidades para melhoria.

Entre 50 e 38 pontos: A papelada está afetando a administração do seu tempo e sua eficiência gerencial. Você deve estar gastando mais de 21% do seu tempo com o trato de documentos e isso pode ser perigoso. Atenção para as perguntas que merecem grau 2 e especialmente aquelas com grau 1; aí estão suas oportunidades para melhoria.


Entre 37 e 20 pontos:
Sua situação é crítica. Você realmente precisa administrar melhor seu tempo dedicado à documentação, pois isso está afetando significativamente sua eficiência gerencial. Talvez você já esteja comprometendo cerca de 30% ou mais do seu tempo no trato de documentos. Comece já a desenvolver aqueles tópicos cujas respostas mereceram grau 2 e especialmente aqueles com grau 1; aí estão suas oportunidades para melhoria.


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