Informação Gerencial : Um elo com o Planejamento Estratégico

Luiz Fernando Terra de Barros

O sucesso das organizações está intimamente ligado com a maneira de antecipar a necessidade de utilização dos recursos e a resposta para configurá-los a tempo.
Por causa de seus atributos psicológicos e sociológicos, os recursos humanos são mais sensíveis às mudanças que outros, porém , com a escassez de recursos financeiros, as dificuldades operacionais e o implacável comportamento do mercado de trabalho, a característica econômica da força de trabalho tornou-se um aspecto extremamente relevante nos planejamentos estratégicos de recursos humanos.
Embora poucos argumentem o contrário, nem todos conhecem a maneira mais adequada para tornar seus recursos humanos inteiramente produtivos, especialmente em ambientes com mudanças constantes e intensas pressões competitivas.
Durante muito tempo, os profissionais de Recursos Humanos foram vistos como pessoas que cuidam apenas de treinamentos, direitos funcionais ou para suavizar atritos entre os grupos sociais e a organização. Cada vez mais, os profissionais de Recursos Humanos serão convidados para serem parceiros nos negócios de suas Instituições. Muitos Administradores vão querer saber como os Recursos Humanos poderão ajudar para melhoria dos negócios.
Na missão de efetivamente assumir seu papel de "parceiros nos negócios", os profissionais de Recursos Humanos deverão aprender a falar a linguagem do negócio. Porém, mais do que falar a linguagem, eles deverão compreender quais são as atividades do negócio e, mais especificamente, como as iniciativas de Recursos Humanos agregam valor.
Buscar informações e participar do planejamento estratégico poderá ser a nova missão da área de recursos humanos.

Estudo de Caso
A Instituição
: Uma grande Organização de Auditoria.
Problemas:
1) Terceirizar ou realizar concurso Público;
2) Efetuar remanejamentos sem que ocorra ociosidades ou sobrecargas de trabalho;
3) Obter as respostas um ano antes das atividades ocorrerem e com certeza de 95,0% na tomada de decisão.
Ambiente Interno: A Organização dispõe de 2 Órgãos principais, o primeiro de Normas Técnicas e o segundo de Auditoria. Várias atividades são desenvolvidas por três categorias da atividade fim, Contador, Técnico de Controle Interno e Técnico de Contabilidade, e além de outras de atividade meio, tal como Agente de Administração. Outras atividades ainda serão desenvolvidas, mas não se sabe se com pessoal da própria organização, ou proveniente de concurso público ou terceirizados. Além disso, a Organização pretende remanejar recursos humanos para um outro setor que está com falta de pessoal, mas não sabe se isto é possível.
Objetivo: Encontrar, utilizando a metodologia "AutoTime", os cargos que poderão ser terceirizados ou deslocados no quantitativo adequado, identificando suas respectivas atividades.
Passo 1: Especificar as Políticas de RH. São duas as políticas de RH necessárias para a simulação. A primeira é a de Sobrecarga, que permite ao AutoTime buscar nos 264 dias simulados aqueles que possuem o quantitativo aceitável para que haja o mínimo de ociosidade e sobrecarga em um tempo diário; neste caso, a Organização resolveu fixar sua política de sobrecarga em 25% (75% de ociosidade e equilíbrio). A segunda é a de Terceirização, que proporciona o mínimo de ociosidade e sobrecarga em um tempo anual; neste caso, a Organização resolveu fixar sua política de Terceirização em 50% (significa que qualquer atividade ou conjunto de atividades que possuírem ociosidades anuais superiores a 50% serão terceirizadas).
Passo 2: Modelagem das necessidades do trabalho. Para modelar as necessidades de trabalho da Instituição, a metodologia AutoTime pressupõe o preenchimento de formulários Institucionais e de Órgãos. Sem que os usuários percebam, estes formulários permitirão a modelagem automática da demanda e oferta de recursos humanos na organização. Estas informações são fundamentais para a avaliação dos Cargos Atuais nos Órgãos e dos Eventos: Programados (aqueles que possuem tempos de duração e ocorrência previsíveis), Extraordinários (aqueles que possuem vida útil curta) e Projetados (aqueles que ainda não existem, mas passarão a existir no curto prazo). Tudo isso de maneira fácil e sistemática que durou, nos 2 órgãos, apenas 5 horas. Após o preenchimento destes formulários, o sistema AutoTime ficou habilitado para realizar sua fase mais importante, a simulação de cenários.
Passo 3: Simulação. A simulação foi realizada segundo técnicas de Simulação de Sistemas Operacionais utilizando, mais precisamente, o método de Monte Carlo. O sistema AutoTime avalia os parâmetros especificados durante a modelagem, como carga horária de trabalho, ocorrência e duração das atividades (segundo suas curvas estatísticas), índice de férias, tolerâncias pessoais e de fadiga. Em seguida, projeta as necessidades de funcionários para cada dia de trabalho no ano, respeitando as condições das Políticas de Sobrecarga e Terceirização, a fim de otimizar as necessidades dos recursos humanos.
Passo 4: Os resultados. Apesar de gerar 15 relatórios para este problema, o AutoTime necessitou de apenas 2 para solucioná-lo. No primeiro relatório, o de Terceirização, ele indicou que, das 235 atividades dos 2 Órgãos em questão, 58 poderão ser terceirizadas, algumas por provocar ociosidades pulverizadas durante o ano e outras por terem vida útil curta, de maneira que torna-se necessário terceirizar 5 Contadores e 3 Técnicos de controle interno. Além disso, ainda mostrou que, nestas 58 atividades, algumas ocorrerão semanalmente com duração de 12 a 20 dias e outras mensalmente com duração de 1 a 3 semanas. No segundo relatório, o de Necessidade de Pessoal por Órgão, o AutoTime informou que, dos 44 Contadores existentes, atuamente 13 estão ociosos ou desviados de função, podendo ser remanejados para outros setores da Organização, o que evitará a abertura de concurso público. Vale lembrar que o AutoTime funciona com a precisão de 95%.
Conclusão. Resultados nas mãos. O objetivo foi atingido, e a conclusão é que o AutoTime permitiu que a Organização trabalhasse com um dos conceitos mais propagados atualmente, a Flexibilização. Flexibilização para antecipar a ação, disponibilizando, no momento certo, a quantidade certa de servidores e cargos, reduzindo os custos financeiros e unindo a gestão operacional à gestão estratégica.

Luiz Fernando Terra de Barros é Engenheiro de Produção pela UFRJ, Consultor do NUSEG/UERJ e desenvolveu o sistema especialista AutoTime para Planejamento da Força de Trabalho.
e-mail:autotime@webcorner.com.br